Quando um rascunho vai para uma dúzia de revisores, uma cópia que nomeia seu destinatário faz duas coisas: desestimula o encaminhamento descuidado e, se uma cópia aparecer onde não devia, diz qual era. Tudo o que é acrescentado aqui fica visível na página — uma marca-d'água diagonal e um rodapé —, porque uma marca que o destinatário não vê é um rastreador, e um rastreador num documento que alguém precisa assinar é outro produto com outras obrigações. Cole a lista de nomes e você recebe um arquivo por pessoa mais o registro de distribuição.
Recursos
Um arquivo por destinatário, nomeado pela pessoa a quem vai
Marca-d'água diagonal e rodapé visíveis, ambos com modelo
Variáveis para nome, detalhe, data, número da cópia e total
Um código curto e estável por cópia, derivado do nome e do documento
Avisa quando dois destinatários receberiam cópias idênticas
Registro CSV que liga cópia, código e nome de arquivo a cada pessoa
Tudo baixa em um ZIP, registro incluído
Como usar Cópias por destinatário
Solte o PDF sobre a página
Cole os destinatários, um por linha, opcionalmente «Nome, detalhe»
Ajuste os modelos do rodapé e da marca-d'água
Gere as cópias e guarde o ZIP com o registro
Exemplo
Entrada
board-pack.pdf, 9 recipients, footer "Confidential — prepared for {name} on {date}"
Saída
9 named PDFs plus board-pack-distribution-log.csv, zipped.
Cada cópia leva um código de sete caracteres anotado no registro.
Erros comuns e solução de problemas
Dois destinatários têm o mesmo nome. — As cópias deles seriam idênticas e não poderiam ser distinguidas. Acrescente um detalhe após uma vírgula: uma empresa, um cargo, um e-mail.
Alguns caracteres não aparecem nos carimbos. — As fontes embutidas do PDF cobrem a escrita latina, então nomes em outras escritas não podem ser desenhados. A contagem é avisada antes de gerar.
A marca-d'água está fraca demais na impressão. — Aumente a intensidade. Perto de 12% se lê bem na tela; impressoras costumam precisar de 20% ou mais.
Gerar muitas cópias é lento. — Cada cópia é um documento completo escrito do zero. Cinquenta cópias de um documento longo levam tempo; a linha de progresso mostra onde está.
Perguntas frequentes
Isto é um sistema de rastreamento?
Não, e de propósito não. Todas as marcas ficam visíveis na página, então os destinatários veem que a cópia deles está identificada. Isso o torna um elemento dissuasivo e não rastreamento oculto, e o mantém utilizável em documentos que precisam ser assinados.
Para que serve o código de cada cópia?
Ele identifica uma cópia sem repetir o nome inteiro. É derivado do nome e do documento, então a mesma pessoa recebe sempre o mesmo código para o mesmo arquivo, e o registro permite consultá-lo.
Um destinatário pode tirar a marca-d'água?
Alguém decidido pode, como com qualquer marca visível. A ideia é que encaminhar seja um ato deliberado e não irrefletido, e que fique um registro se acontecer.
Isto muda o documento em si?
Só acrescenta a marca-d'água e o rodapé. As páginas, o texto e a estrutura ficam intactos, então o documento continua legível e buscável.
O que tem no registro de distribuição?
O número da cópia, o nome e o detalhe do destinatário, o código e o nome exato do arquivo que cada pessoa recebeu. É um CSV, então abre em qualquer planilha.
Ferramentas relacionadas
Marca d’água em PDF — Adicione uma marca d’água de texto diagonal a cada página.