宛先ごとのPDF控え
査読者ごとに名前の見える控えを作り、誰にどれを渡したかの記録も残します。
文書も宛先の一覧もこのタブに留まります。社外秘の草案は、見ず知らずの相手に預けるファイルではありません。
控えにパスワードも掛ける
宛先ごとのPDF控え について
草案を十数人の査読者に配るとき、宛先の名前が入った控えは二つの働きをします。何気ない転送を思いとどまらせ、万一あってはならない場所に控えが現れたときは、それがどれだったかを告げます。ここで加えるものはすべてページ上に見えます。斜めの透かしとフッターです。受け取った人に見えない印は追跡装置であり、署名を求める文書の中の追跡装置は、別の義務が伴うまったく別の製品だからです。名前の一覧を貼れば、1人につき1ファイルと配布記録が得られます。
機能
- 宛先ごとに1ファイル、その人の名前を付けて出力
- 見える斜めの透かしとページのフッター、どちらもひな形で指定
- 名前・補足・日付・控え番号・総数の差し込み語
- 名前と文書から導く、控えごとの短く安定した符号
- 2人の宛先が同一の控えになる場合は警告
- 控え・符号・ファイル名を各人に結び付けるCSVの配布記録
- 記録も含めて、すべてを1つのZIPでダウンロード
宛先ごとのPDF控え の使い方
- PDFをページにドロップします
- 宛先を1行に1人ずつ、必要なら「名前, 補足」の形で貼ります
- フッターと透かしのひな形を整えます
- 控えを作り、記録の入ったZIPを保管します
例
入力
board-pack.pdf, 9 recipients, footer "Confidential — prepared for {name} on {date}"
出力
9 named PDFs plus board-pack-distribution-log.csv, zipped.
各控えには7文字の符号が入り、記録に控えられます。
よくあるエラーとトラブルシューティング
- 2人の宛先の名前が同じです。 — 控えが同一になり、見分けが付きません。読点のあとに補足（会社名・役職・メールアドレス）を足してください。
- 刻印に出ない文字があります。 — PDFの組み込み書体はラテン文字を対象にしているため、他の文字体系の氏名は描けません。作成前に件数をお知らせします。
- 印刷すると透かしが薄すぎます。 — 濃さを上げてください。12%前後なら画面でははっきり読めますが、印刷では20%以上が必要になることが多いです。
- 控えを大量に作ると時間がかかります。 — 控えは1つずつ、最初から書き起こした完全な文書です。長い文書を50部作れば時間はかかります。進捗の行が今どこかを示します。
よくある質問
- これは追跡の仕組みですか。
- 違います。意図してそうしていません。印はすべてページ上に見えるので、受け取った人は自分の控えが識別されていると分かります。それが密かな追跡ではなく抑止になる理由であり、署名を求める文書でも使える理由です。
- 控えごとの符号は何のためですか。
- 名前をそのまま繰り返さずに控えを識別するためです。名前と文書から導かれるので、同じ人は同じファイルに対して常に同じ符号を受け取り、記録から引き当てられます。
- 受け取った人が透かしを消せますか。
- 本気で取り組む人であれば、どんな見える印でも消せます。狙いは転送を無自覚な行為ではなく意図的な行為にすること、そして起きたときに記録が残ることです。
- 文書そのものは変わりますか。
- 透かしとフッターが加わるだけです。既存のページ・文字・構造はそのままなので、文書は読めますし検索もできます。
- 配布記録には何が入りますか。
- 控え番号、宛先の名前と補足、符号、そして各人が受け取ったファイルの正確な名前です。CSVなので、どの表計算でも開けます。
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